Ausgabe #3

Roadshow rückwärts vor dem Kickoff betrachtet

Die wichtigsten Tipps zur Festlegung von Hardware und Logistik

Mitunter kommt das endgültige Go! für eine komplett neue Roadshow gerade mal vier bis sechs Wochen vor dem eigentlichen Starttermin. Könnte sein, dass man einem Mitbewerber mit einem Launch zuvorkommen will. Wenn ein entsprechendes Fahrzeug am Markt verfügbar ist, sollte der große Rest wie z.B. Inneneinrichtung nebst Produktpräsentation und Branding auch noch gerade so auf den letzten Drücker fertig werden. Und schon geht es los mit der Tour.

Die Roadshow zeichnet sich so vor allem durch die Unabhängigkeit von festen Messeterminen und
-locations aus, wo die Teilnahme meistens schon Jahre im Voraus festgezurrt werden muss, um überhaupt einen Platz zu bekommen. Schließlich müssen wichtige Neuheiten zu jeder Zeit und an jedem Ort dem Abnehmerkreis vorgestellt werden können.

Ein Infomobil oder Showtruck ist dafür die richtige Kommunikations- und Trägerplattform. Sie sind der megaflexible Touchpoint zu den Abnehmern, der heute hier und morgen dort aufgestellt werden kann und als Raum auf Rädern auch in kürzester Zeit nach Maß eingerichtet ist.

So einfach und vielseitig diese Art der mobilen Live-Kommunikation mit Consumern und Businesskunden auch ist, so gibt es doch einige Sachverhalte und Jobs bei der Vorbereitung einer Roadshow genauer zu beleuchten, um dann auch den maximalen Erfolg aus der Aktion zu generieren.

Die Roadshow fängt im Bestfall schon ein paar Monate vor dem Start an! Je mehr Vorlaufzeit für Research, Kreation und Administration vorhanden ist, desto breiter und tiefer kann man die Maßnahme im Detail planen.


Das sind die wichtigsten Phasen bei der Vorbereitung einer Roadshow

Gleich ob die Tournee zur Produktvorstellung, Schulung, Training oder Promotion stattfinden und ob die Laufzeit nur einen Monat oder mehrere Jahre dauern soll, beginnt das Roadshow-Projekt bereits mit der Idee. Also genau genommen noch weit vor der Budget-Freigabe. Denn bereits im frühen Planungsstadium ist eine der wichtigsten Kernfragen zu klären, mit welcher Fahrzeuggröße und -anzahl die Aktion und in welcher Dauer überhaupt durchgeführt werden kann bzw. soll.

Einfach ausgedrückt bedeutet das: Ohne eine klare Definition des favorisierten Fahrzeuges ist eine vertiefende Planung und die stufenweise Vorstellung im weiteren Kollegen- bzw. Entscheiderkreis schwieriger zu realisieren.

Phase 1
Fahrzeug- und Anbieter-Research

Die Suche und frühe Festlegung einer kleinen Auswahl von Fahrzeugmodellen, die zur Aktion bzw. zum Unternehmen passen, hat absolute Priorität! Über den richtigen Fahrzeugtyp lässt sich dann anschließend das Feinkonzept nebst grober Zeitplanung erstellen. Ohne Klarheit, was Infomobil oder Showtruck technisch leisten können, ab wann für die Individualisierung verfügbar und in welcher Zeit das Fahrzeug vor Ort beim Kunden oder beim Event einsatzbereit sein wird, sind nur rudimentäre Aussagen möglich, wann die Tour beginnen soll.

Dieser erste Teil einer Roadshow-Maßnahme wirkt anfangs als der aufwändigste von allen Aufgaben. Andererseits ist die Anzahl an relevanten Vermietern oder auch Fahrzeugherstellern überschaubar und somit sollte man in überschaubarer Zeit das oder die Wunschfahrzeuge finden.

Tipp 1: Welches Fahrzeug passt zu Ihnen:

Prüfen Sie sehr genau, welches Fahrzeug Sie für Ihre Aktion brauchen. Wie groß muss es wirklich sein? Mitunter wird hier aus Gründen von Muskelspielen die falsche Wahl getroffen. Denn ein großer Showtruck ist nicht mit einem großen Messestand vergleichbar! Bei Messen gibt es genug Platz, um mit einem zweistöckigen Megastand den Marktbegleitern zu zeigen, wer das Sagen hat.

Aber ein Super-Showtruck muss nicht zwangsläufig auf die meisten Parkplätze der Kunden und schon gar nicht auf öffentliche Plätze passen.

Die Frage muss somit eher lauten, wie schlagkräftig, besser sogar sportlich, Sie mit Ihrer Mobilie unterwegs sind.

Tipp 2: Wie Sie die besten Fahrzeuganbieter herausfinden:

Erstellen Sie sich eine Best-Five-Liste der Vermieter, die Sie interessant finden.

Holen Sie sich über diese Firmen eine Auskunft ein; z.B. über Creditreform oder sogar kostenlos über www.bundesanzeiger.de: Wer da gelistet ist, spielt als Anbieter eine Rolle. Wie erfolgreich, zeigt dann die Bilanzsumme und selbst da gibt es bei den Top 3 bereits Abweichungen im Millionen-Bereich.

Tipp 3: Welche Qualität Ihr künftiges Roadshow-Fahrzeug haben soll:

Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit und besuchen Sie vor der Auftragserteilung wenigstens zwei Fahrzeuganbieter, die Sie letztlich in der engsten Wahl haben! Denn Webseiten sind, wie früher auch der Spruch vom Papier: „geduldig“. Nur mit einem Besuch vor Ort bekommen Sie einen Eindruck, welche Güte Ihr Roadshow-Fahrzeug mutmaßlich haben wird.

Lassen Sie sich nicht von großformatig folierten und bereits eingerichteten Fahrzeugen beeindrucken! Denn das sind genau genommen Basics für jede Roadshow.

Achten Sie vor allem auf Details, wie professionell zum Beispiel die Werkstatt auf Sie wirkt und wie viele verfügbare Fahrzeuge Sie beim Anbieter sehen können.

Das gilt sowohl für Miet- als auch Kauffahrzeuge. Wer hier sauber aufgestellt und gut bestückt ist, sollte Ihr Lieferant werden.

Fahrzeugsuche auf den Punkt gebracht:

Egal ob Miete oder Kauf, wählen Sie Ihr Infomobil oder Ihren Showtruck so früh wie möglich aus. Und das bei einem leistungsfähigen Anbieter mit nachweislich guter Bonität! Nur der kann zu jeder Zeit für Fahrzeuge und die vertraglich vereinbarten Leistungen gerade stehen!


Phase 2
Über die Kreation zur Aktionsumsetzung

Showtruck und Infomobil mit der effektiven Nutzfläche, der Raumwirkung und den Möglichkeiten der Installation von Exponaten live kennen zu lernen, ist sehr wichtig. Denn auf Basis dieser Erkenntnisse und Festlegungen kann eine realistische Innenraumplanung nach Maß erstellt werden. Im Zuge dessen kann bereits auch erstmals ein Brandingbeispiel für das Fahrzeug entwickelt werden.

Tipp 1: Achtung liebe Wächter über das Corporate Design

Bei Fahrzeuggestaltungen gelten andere Bedingungen als bei Drucksachen und Webdesign. Da müssen Logos schon mal anders stehen, weil sie sonst durch eine sich öffnende Klappe für Kunden unsichtbar werden. Und denken Sie auch daran, dass geradlinige Gestaltungsrichtlinien bei Fahrzeugformen mitunter sogar kontraproduktiv wirken können. Ein Branding auf einem Fahrzeug ist so emotional wie dessen eigenes Erscheinungsbild. Die Layouter sollen hier durchaus mehr Mut für Abweichungen vom Corporate Style Guide haben.

Tipp 2: Über frühe Planung bei Inneneinrichtung und Truck erheblich sparen!

Natürlich können Profis auch mit einem Vorlauf von nur sechs Wochen einen Erfolg aus der Roadshow generieren. Wenn man aber mehr Zeit hat, sollte man andere Abteilungen und die Kollegen im Ausland über die eigene Roadshow-Maßnahme informieren. Denn eine Inneneinrichtung kann auch modular aufgebaut sein, so dass eben andere Produktsparten das Fahrzeug auch nutzen könnten. Die längere Nutzung einer Basiseinrichtung und eines Brandings spart erheblich Kosten, weil diese einmalig anfallen. Egal ob für einen Monat oder für mehrere Jahre.

Tipp 3: Pilotevent Roadshow bei Ihren Kollegen

Das künftige Showmobil könnte man mit groß ausgedruckten Interieur-Renderings und Branding-Entwürfen sogar auch am eigenen Firmensitz einem größeren Kreis von Entscheidern oder Kollegen vorführen lassen. Das allein entspricht schon dem Prinzip einer B2B-Roadshow, dass man eben gleich zum Abnehmer egal wohin fährt und ihm damit Reisekosten und erhebliche Fehlzeiten von wichtigen Kräften einspart. Sie werden es merken, wie Ihre Kollegen bis hin zur Geschäftsleitung über diesen Pilotevent und die bequeme Art der Darbietung begeistert sind.

Kreation und Umsetzung auf einen Nenner gebracht:

Frühe Fahrzeugwahl und Zeit für Kreativität sind die Eckpfeiler einer erfolgreichen Roadshow mit Einsparungspotenzial. Denn je näher der Aktionsstart rückt, desto geringer die Chance, das ideale Fahrzeug noch kurzfristig zu bekommen.

Wer genügend Zeit für eine intelligente Raumplanung und ein markantes Branding hat, wird mehr Zuspruch inhouse und bei der Zielgruppe erhalten.


Follow-Up

Die Roadshow ist ein herausragendes, abwechslungsreiches Kommunikationstool und als mobiler Event so spannend wie eine Musik- oder Sporttournee, die bei guter Planung und konsequentem Tourmanagement sich mitunter sogar viele Jahre zur Institution und Selbstläufer etablieren kann.

Die Jobs für die Planung und Umsetzung einer Roadshow sind sehr ähnlich wie die beim Messeauftritt oder Produktschulung, nur mit dem Unterschied, dass bei einem nur einmal entwickelten, einheitlich aufgesetzten Kommunikationsinhalt gleich ein ganzes Netz an Locations angefahren werden kann, womit mehr Kunden direkt und unabhängig von Räumen und bestimmten Zeiten erreicht werden können.

Und darüber ergeben sich dann natürlich auch gleich mehrere hochinteressante Möglichkeiten von der Einladungsaktion und authentischem Storytelling über die Social Media-Kanäle als zusätzliche Bindungsmaßnahmen an Marke und Produkt.

Fazit:

Die Roadshow ist eine tolle Möglichkeit, sich den Kunden einmal anders zu präsentieren. In Form eines rollenden Events, den man vielfach bewerben und über den man auch im Nachhinein berichten kann.

 

 

Wann und wohin startet die Roadshow?

Susanne Marx dirigiert Trucks und Showmobile quer durch Europa

Alle Wege führen nach Rom. Naja, früher war das so. Heute führen Roadshows in alle Metropolen von Europa und immer öfter auch weiter östlich davon.

Susanne Marx begleitet dabei Eventagenturen, Fahrzeugeigner und -Mieter von der ersten Ablaufplanung bis hin zum Abschluss der Aktion. Ihre spezielle Verantwortung als Projektleiterin liegt in der Ablaufdisposition einer Tour. Eine spannende Aufgabe mit ständig neuen Herausforderungen, denn keine Tour ist vom Ablauf, Inhalt und Quantität her wie die andere.

Wie sieht der optimale Tourverlauf aus? Welcher Truckmanager passt am besten zum Kunden? Wie kommen Broschüren, Give-Aways und Teamwear zu den Standorten? Sind Carnets nötig? Welche besonderen gesetzlichen Bestimmungen sind in welchem Land zu beachten? Wie sehen Backup-Szenarien aus? Nur ein kleiner Auszug an typischen Jobs, auf deren Klärung sich Roadshow-Kunden bei MOST verlassen können müssen.

Marx resümiert: „Ein durchdachter, früh zur Verfügung gestellter Tourenplan ist für mich eines der wichtigsten Elemente für die Durchführung einer erfolgreichen Roadshow. Sternfahrten und unnötige Manpower-Kosten können so am ehesten vermieden werden.“

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